Comment manager à distance ? Aujourd’hui encore plus qu’avant, le « télétravail », le management des équipes à distance – ou le travail à domicile – est devenu plus qu’une tendance, il est nécessaire, voir vital. C’est désormais une nécessité pour les entreprises quelque soit leur taille (TPE, PME, grands groupes).

Cela implique une organisation sans faille des entreprises. Il y a des milliers de managers, de chefs d’équipe qui se retrouvent soudainement à gérer une équipe complètement éloignée et en télétravail, alors que précédemment le rythme était plus « direct » et la manière de manager passait par une présence « physique » avec parfois des réunions hebdomadaires pour piloter les activités.

En outre, c’est la première fois que vous devez le faire et vous n’avez surement pas eu beaucoup de temps pour vous préparer. J’avais écrit plusieurs articles notamment : pourquoi et comment transformer son entreprise à l’ère du digital et aussi Les étapes pour définir sa stratégie digitale, ou encore Comment gérer la conduite du changement avec le digital ? Aujourd’hui pour en savoir plus sur comment manager efficacement à distance ? Je vous propose un article complet: lisez la suite:

  1. QU’EST CE QUE LE MANAGEMENT A DISTANCE ?
  2. LES ENJEUX DU MANAGEMENT À DISTANCE
  3. LES 7 BONNES PRATIQUES DU MANAGEMENT À DISTANCE
  4. QUELLES SONT LES LIMITES ET PIEGES DU MANAGEMENT À DISTANCE
  5. CONCLUSION

QU’EST CE QUE LE MANAGEMENT A DISTANCE?

QU’EST CE QUE LE MANAGEMENT A DISTANCE ?

Au delà de la période particulière que l’on connait où manager ses équipes à distance est devenu, de fait, vitale, il existe plusieurs raisons pour lesquelles cette tendance continue et va continuer de croître. D’ailleurs, au delà de cette période, où le management a distance avec le digital se développe, il est certain que les entreprises vont être de plus en plus « tentées » aussi de mettre en place des équipes et d’embaucher aussi à distance:

Le management à distance: pourquoi est-ce arrivé ?

  1. La montée du travail dit « nomade » : avec Internet, beaucoup choisissent de vivre et voyager à travers le monde au lieu de vivre au même endroit.
  2. L’augmentation du coût de la vie dans les villes: avec de nombreuses villes qui voient le coût de la vie monter en flèche, il y a de grandes économies à réaliser pour les entreprises en embauchant quelqu’un qui habite quelque part moins cher.
  3. Le développement et l’accès aux outils de communication mondiaux: avec Skype, Zoom, Slack, Trello, Google Drive et Hangouts, Wetransfer, Doodle par exemple, et de nombreux autres outils en ligne, la communication entre les villes, les pays n’a jamais été aussi simple.

Aujourd’hui finalement la distance n’en n’est plus une.

En tant qu’entreprise, et comme dirigeant il va et « doit » être primordial de réfléchir à une stratégie de recrutement et de gestion des employés à distance avec autant de talents accessibles dans le monde entier. Il y a des avantages et nous le verrons au management des salariés à distance, mais aussi des freins et ce n’est pas toujours si facile pour les managers.

Quels sont les défis de cette nouvelle façon de travailler et de manager ses équipes ? « Les entreprises qui sauront manager leurs équipes à distance grâce au digital survivront , pas les autres »

LES ENJEUX DU MANAGEMENT À DISTANCE

La management à distance nous oblige à réfléchir à l’organisation interne dans l’entreprise. En outre, il y a de nombreux défis notamment 5, pour la gestion d’équipe à distance dite « virtuelle ».

1. Problèmes de communication

  • C’est la cause de presque tous les autres problèmes de gestion et de management notamment à distance.
  • Les managers sont les pilotes des projets et de leur équipe donc ils doivent être extrêmement performants pour communiquer sur la stratégie, les enjeux, la vision de l’entreprise et comprendre ce qui se passe au sein d’une équipe.
  • Une communication efficace et effective est la pierre angulaire de tout groupe et équipe qui fonctionne. Elle est particulièrement cruciale pour les équipes distantes.
  • La coordination des membres d’une équipe virtuelle peut être difficile et la communication peut être un gros obstacle pour de nombreuses entreprises qui tentent de mettre en place des recrutements à distance.
  • Lorsque la communication diminue, un certain nombre de problèmes surviennent. Bien sûr, la progression du travail en souffre, mais les employés peuvent également se sentir isolés de l’équipe et de l’entreprise. À mesure que les interactions et que les échanges s’espacent ou se ralentissent, cela a tendance à abaisser le moral. Il est donc crucial de prioriser la communication sous toutes ses formes.

2. Difficultés d’organisation

Travailler avec une équipe distante offre la possibilité d’augmenter la productivité, mais les managers doivent également surmonter certaines inefficacités liées au « virtuel ». Par exemple, l’un des défis les plus difficiles consiste à gérer les travailleurs dans plusieurs villes, pays, voir sur plusieurs fuseaux horaires.

  • Gestion à distance: Lorsque tous vos employés, virtuels ou non, se trouvent dans la même région géographique, il est plus facile de définir des attentes claires concernant les heures travaillées. Cependant, si vos employés distants sont situés dans le monde entier, la coordination du temps de travail peut être plus difficile.
  • De plus, il peut être difficile de savoir si votre équipe fonctionne bien. Se connectent-ils régulièrement aux outils de l’entreprise pour travailler sur leurs projets ? Les questions du support client reçoivent-elles une réponse ? Si vous attendez qu’un employé virtuel réponde à un e-mail crucial, cela entraîne rapidement des temps d’arrêt inutiles et une perte de productivité.

3. Barrières linguistiques et culturelles

Faire face à une main-d’œuvre diversifiée à l’échelle mondiale peut être un défi

  • Ces différences peuvent avoir une incidence sur la façon dont les employés interagissent entre eux, sur la façon dont ils hiérarchisent les tâches du projet, sur ce qu’ils considèrent comme un succès, etc. Les managers doivent apprendre à gérer ces différences afin de profiter pleinement des avantages d’une équipe mondiale à distance.
  • Les équipes « virtuelles » doivent être particulièrement conscientes des problèmes de gestion tels que le favoritisme. Cela signifie préférer des « types de personnalité » ou des « styles de communication spécifiques » qui leur plaisent et éviter les autres ou créer une distance supplémentaire avec des salariés moins proches de vous.
  • Il est naturel d’avoir une affinité pour quelqu’un qui a des habitudes de travail et des processus similaires à vous. Les entreprises distantes sont souvent soucieuses d’efficacité et de faire avancer les choses, de sorte que les gens ont tendance à choisir leurs préférences par défaut, pour terminer les tâches plus tôt.
  • Au fil du temps, cela se traduira par du ressentiment et une diminution globale de la productivité de votre équipe. Une habitude de favoritisme exclut également les personnes de cultures différentes, ce qui pourrait limiter le nombre de personnes que vous pouvez embaucher, en retirant l’un des principaux avantages des équipes distantes.

4. Suivi des performances des employés à distance

  • Un défi important de la gestion à distance des employés consiste à s’assurer qu’ils accomplissent toutes leurs tâches à temps, efficacement et conformément aux directives de votre entreprise.
  • Pour certains employés éloignés, il s’agira simplement de s’assurer que tous leurs projets sont terminés et livrés dans les délais.
  • Pour d’autres, il est plus important de s’engager dans le travail pendant un nombre fixe d’heures par jour. Dans les deux cas, le suivi de leurs performances peut être difficile.
  • Cela conduit à deux défis principaux pour le leadership dans les équipes virtuelles: s’assurer que tout le travail est terminé et que les employés virtuels utilisent leur temps de manière efficace, efficiente et approprié.

5. Manque de confiance et de cohésion au sein de votre équipe

  • Les interactions face à face et la communication quotidienne créent des sentiments d’appartenance et de lien au sein du groupe.
  • Avec une équipe distante, vous n’avez pas le même avantage, ce qui peut entraîner une diminution de la confiance et de la cohésion entre vous et vos employés et même entre les membres de l’équipe eux-mêmes.
  • Les exercices de consolidation d’équipe et d’établissement de confiance sont particulièrement importants.
  • Les managers doivent pouvoir faire confiance à leurs employés et leur donner beaucoup de liberté.
  • Si vous êtes enclin à la « micro-gestion », vous ne vous sentirez peut-être jamais à l’aise avec la liberté dont disposent les télétravailleurs pour réaliser des projets à leur propre rythme et selon leur propre style de travail.

LES 7 BONNES PRATIQUES DU MANAGEMENT À DISTANCE

LES 7 BONNES PRATIQUES DU MANAGEMENT À DISTANCE

Cette liste de 7 conseils vous aidera à vous mettre en place et à réussir avec votre équipe:

1. Faites un point quotidien et gardez le contact

  • Dans la mesure du possible, cela devrait être en tête-à-tête et en face à face via la vidéo par visioconférence par exemple. Les conversations téléphoniques, les e-mails et Slack sont aussi un bon point de départ.
  • Votre équipe a besoin de vous voir et vous devez les voir.
  • La bonne nouvelle c’est que des services comme Zoom ou Hangouts de Google, Skype par exemple rendent cela relativement facile.
  • Au début, cela doit se faire tous les jours. Le but est simple: définir l’ordre du jour et aider les membres de votre équipe.

2. Communiquez beaucoup et de manière régulière

  • Il va sans dire que vous devez être en communication régulière avec votre équipe.
  • Le sentiment de solitude et d’isolement qui peut s’instaurer est l’une des choses les plus difficiles concernant le travail à domicile, surtout si vous êtes habitué à un environnement de bureau.

3. Profitez de la technologie et du numérique

  • En tant que manager, votre travail consiste à garder votre équipe connectée.
  • Les outils de communication sont un moyen simple de garder tout le monde engagé. Alors que les e-mails et les SMS peuvent être une solution à court terme, des outils comme Slack ou Microsoft Teams sont bien mieux adaptés à la collaboration et à la communication.
  • Certains de ces outils de collaboration sont même disponibles gratuitement dès maintenant.

4. Gérer les attentes et besoins de vos équipes à distance

  • Aidez votre équipe à comprendre ce qu’elle doit faire et à créer des attentes réalistes pour son travail. Soit dit en passant, la «gestion des besoins» s’applique également à vous en tant que manager.
  • Préparez-vous et votre équipe à réussir en énonçant clairement les tâches et les raisons qui les sous-tendent, et aidez votre équipe à comprendre exactement comment vous mesurerez le succès.
  • Cela signifie définir la portée, les délais et les livrables pour chaque tâche ou projet sur lequel votre équipe travaille.

5. Concentrez-vous sur les résultats, pas sur l’activité

  • Il n’est pas possible de gérer tous les aspects du travail effectué par une équipe distante.
  • Vous ne devriez pas essayer de gérer tous les aspects du travail d’une équipe et surtout lorsque celle-ci est répartie sur différents sites.
  • Au lieu de vous concentrer sur l’activité ou les heures travaillées, concentrez-vous sur les résultats et mesurez votre équipe en conséquence.

6. Accompagnez votre équipe

  • Assurez-vous que votre équipe possède les outils, les compétences et la formation nécessaire dont elle a besoin pour faire le travail.
  • Si vous avez soudainement une équipe de télétravailleurs, cela signifie qu’il y a de fortes chances qu’ils aient besoin d’outils tels que des ordinateurs portables, des logiciels, des appareils mobiles ou même une connexion Internet haut débit.
  • Il n’est pas raisonnable de supposer que tout le monde a toutes ces choses, et c’est votre responsabilité en tant que manager de vous en assurer.

7. Soyez flexible

  • Comprenez que, surtout dans l’environnement actuel, votre équipe a beaucoup à faire. Ce n’est pas une excuse pour ne pas faire avancer les choses, mais c’est une raison pour reconsidérer ce que signifie vraiment la productivité.
  • Laissez vos équipes gérer leur journée.
  • Faites plutôt confiance à votre équipe et donnez-lui la liberté et la flexibilité de faire le travail selon le calendrier qui lui permet d’être le plus productif. C’est bon pour votre équipe à long terme de toute façon.

QUELLES SONT LES LIMITES ET PIEGES DU MANAGEMENT À DISTANCE ET QUELLES SONT LES SOLUTIONS POUR MIEUX GERER LE TELETRAVAIL?

QUELLES SONT LES SOLUTIONS POUR MIEUX GERER LE TELETRAVAIL?

Comme nous l’avons vu précédemment, de plus en plus d’entreprises adoptent les travailleurs à distance. Dans ce cas, le défi est bien le suivant : comment gérez-vous une équipe à distance ?

Et que faites-vous lorsque la moitié de votre équipe est avec vous dans votre bureau et que l’autre moitié sont des employés distants ?

Pour de nombreux managers, c’est la nouvelle réalité à laquelle ils doivent faire face et pour les collaborateurs, les salariés, ils faut aussi s’adapter au télétravail, ce qui n’est pas toujours simple. Quels sont les pièges et les solutions pour bien gérer le travail à distance?

1.Définir la meilleure configuration de travail / bureau à distance

  1. Prenez le temps de bien vous installer chez vous
  2. Ayez un budget pour des outils clés comme un support pour ordinateur portable si vous n’avez pas d’écran ou de PC, la bonne chaise pour protéger votre dos ou un casque si vous êtes souvent au téléphone.
  3. Essayez de séparer, autant que possible, la vie professionnelle et familiale, sinon cela deviendra « ingérable » et il est probable que vous subissiez un épuisement professionnel.
  4. Fixez des limites claires sur les espaces et les heures de travail. Soyez clair sur ces limites avec vos collègues de travail en ligne, vos amis ou votre famille.
  5. Passez du temps à la fin de chaque journée pour noter ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas et réévaluer cela pour apporter des modifications pour la semaine suivante.

2. S’assurer que des routines quotidiennes strictes sont mises en place

  1. Les gens pensent qu’ils peuvent travailler à domicile de manière intuitive. Mais tout ne se met pas automatiquement en place. Réfléchissez à la façon dont vous allez structurer chaque jour.
  2. Faites une distinction claire entre les espaces de travail et non professionnels. Si vous le pouvez, travaillez dans une pièce à l’écart du salon ou de la chambre. Si vous ne le pouvez pas, installez puis démontez votre espace de travail chaque matin et soir.
  3. Créez « un trajet imaginaire« . Cela peut être aussi simple que de marcher pendant 15 minutes le matin avant de commencer à travailler. Assurez-vous de suivre strictement les directives du gouvernement pour savoir si vous pouvez quitter votre domicile ou non. Si vous sortez, assurez-vous de suivre les bons protocoles de distanciation sociale.
  4. Si vous le pouvez, ajoutez des rituels. Et à la fin de chaque semaine notez vos rituels, mettez-les sur le frigo et respectez-les.

3. Communiquer efficacement à distance

  1. Trouvez un moyen de communiquer vos « limites » à vos collègues et à votre responsable.
  2. Informer de vos plages horaires de travail (vous devrez peut-être revoir cela de temps en temps)
  3. Soyez très précis sur les heures de réunion et la planification des appels et mettez-les dans un journal partagé afin que vos collègues puissent voir quand vous avez un rendez-vous.
  4. Essayez d’éviter de communiquer uniquement par messagerie directe (par exemple Slack) car cela peut permettre des interruptions sans fin.
  5. Essayez d’éviter de planifier les « appels » ou « rdv en visio » par exemple à distance à vos amis et à votre famille – c’est-à-dire que vous ne devriez pas avoir besoin de planifier des appels avec vos proches, permettez une certaine spontanéité dans votre vie.

4. Gérer les distractions

  1. Limitez l’utilisation du smartphone, sauf si cela est vital pour votre travail.
  2. Utilisez les bons outils, que ce soit en utilisant des outils de gestion du temps pour hiérarchiser votre travail ou créer des moments spécifiques de la journée pour un travail ciblé et efficace.
  3. Bloquer 2-3 heures le matin pour un travail de fond et identifiez vos moments clés ou vous êtes le plus performant et/ou productif.
  4. Méfiez-vous de Facebook et des réseaux sociaux plus généralement ainsi que de YouTube. Vous devrez peut-être y aller pour le travail (il y a des groupes liés au travail), mais ils sont conçus pour la distraction, et ce sont « des mangeurs de temps ».
  5. Envoyez une liste de tâches par e-mail au début de la journée à votre responsable et vérifiez à la fin de la journée que vous avez réalisé celles-ci. Vous pouvez rapidement évoluer vers de meilleurs outils comme Trello.

5. Comment créer une frontière travail / loisirs

  1. Lorsque vous êtes à la maison, le smartphone peut facilement devenir un appareil distrayant. Considérez votre ordinateur portable comme un appareil de travail et votre smartphone comme un appareil de communication.
  2. Soyez efficace dans l’utilisation de votre mobile. Le temps d’écran d’iOS et des fonctionnalités similaires vous donnent un aperçu de la réalité et vous aident à réduire l’utilisation pour une vie plus saine et plus heureuse.
  3. Évitez de répondre aux e-mails professionnels en dehors des heures de travail, sinon cela devient la norme. Et il n’y a aucun moyen de revenir en arrière.
  4. À la fin de la journée de travail, faites quelque chose qui vous fait du bien – appelez vos proches, faites du sport, ou tout autre activité ou passe-temps qui vous passionne.

CONCLUSION

Le travail à distance n’est pas facile même lorsque les gens font eux-mêmes ce choix. Pour certains, le travail à distance (télétravail) créé de l’anxiété. Pour d’autres, la perspective de la liberté peut sembler excitante, mais très vite cette «liberté» peut devenir pesante, ce qui conduit les gens à se sentir perdus et sans soutien.

Chacun doit avoir une longue réflexion sur le type de personne qu’il est, sur le style de travail qui lui plait et développer la bonne stratégie de travail en conséquence. Réfléchissez sur le fait d’avoir besoin d’une aide externe ou si vous devez sous-traiter une partie de votre travail à d’autres personnes. Certaines personnes sont douées pour se gérer, mais pas tout le monde. C’est pourquoi les bureaux et les équipes ont été créés en premier lieu et ils ne peuvent pas tous être transférés automatiquement en ligne!

Il faut être clair, Il est beaucoup plus difficile de s’autoréguler quand on est seul, c’est pourquoi de nombreux travailleurs à distance se rendent dans des espaces de co-working. Les gens vont dans des espaces de co-working même s’ils ne se connaissent pas, car le simple fait d’être avec d’autres personnes qui travaillent augmente la productivité. Ce concept est appelé « coprésence », terme qui se développera fortement.

Finalement, que ce soit de manière classique ou à distance, des équipes doivent être « manager », quelque soit les outils. Il y a aussi le « bon sens » à ne pas perdre de vue , la présence et le management à distance ne s’improvise pas, alors

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Comment manager et télétravailler a distance ? Source – Management Digital Conseil

Cet article a été librement écrit et traduit de diverses sources : [1] , [2], [3]